Podjęcie współpracy z agencją eventową zalecane jest dla wszystkich, którzy nie mają ani czasu, ani doświadczenia w organizacji imprez i wydarzeń. Oprócz znacznie większego prawdopodobieństwa tego, że zorganizowana impreza przez agencję eventową będzie po prostu dużo lepsza, w praktyce można zaoszczędzić także własne środki. Jednak, jak w każdej branży, nie każda agencja eventowa będzie profesjonalna. O czym należy pamiętać, wybierając firmę eventową do współpracy?
Stając przed wyborem dobrej agencji eventowej, należy zweryfikować kilka aspektów. Jednym z najważniejszych jest dotychczasowo zebrane doświadczenie danej firmy. W jaki sposób je sprawdzić? Pomocne będzie sprawdzenie, jak długo wybrana agencja działa na rynku. Wskazówka ta ma zresztą charakter mocno uniwersalny i dotyczy wielu branż. Zazwyczaj lepiej podjąć współpracę z podmiotem, który funkcjonuje już co najmniej kilka lat.
Z drugiej strony nowa firma też może oferować bardzo profesjonalne usługi. Wobec tego należy zweryfikować dotychczasowe realizacje. Może się okazać, że agencja eventowa z dwiema pozycjami w portfolio będzie wydawała się znacznie bardziej rzetelna względem firmy mającej na koncie dziesiątki zorganizowanych wydarzeń i imprez! W tym wypadku może się więc liczyć jakość, nie ilość.
Wybór agencji eventowej – program, pomysły, budżet i brief
Organizacja imprezy, zaplanowanie danego wydarzenia, stworzenie atrakcyjnego pikniku integracyjnego dla firmy czy szkolenia przeplatanego z zabawą to czynności, które nie mogą być oferowane przez agencję na zasadzie „kopiuj-wklej”. Dobra agencja eventowa wie, że to, co sprawdzi się dla jednego klienta, może nie sprawdzić się dla drugiego. Wobec tego tak bardzo istotne jest, by firma eventowa oferowała z jednej strony pewnego rodzaju stały program, z drugiej zaś możliwość całkowitej adaptacji pod charakter danego wydarzenia. Tym lepiej, gdy pomysły i program są oryginalne, a agencja organizująca imprezy może dopasować się do klienta pod względem finansowym. Poza budżetem idealnym wariantem współpracy z agencją jest sytuacja, gdy klient na początku otrzymuje jakiegoś rodzaju brief, formularz, który musi wypełnić. Nie oznacza to, że pracownicy agencji nie mają kreatywności. Wprost przeciwnie – to dowód, że będą starali się podejść do danego zlecenia w sposób jak najbardziej indywidualny, oferując prawdziwie spersonalizowaną i oryginalną organizację wydarzenia.
Współpraca z agencją eventową – najważniejsze rzeczy do sprawdzenia, które aż wstyd sprawdzać (ale trzeba)
Wszystkie powyższe porady są niezwykle ważne, jeśli pragnie się wybrać agencję eventową, z którą współpraca przebiegnie lepiej niż „pomyślnie”. Niemniej jednak, przy weryfikacji zleceniobiorców należy zweryfikować także pewne podstawowe informacje, aby nie być ofiarą oszustwa lub po prostu niekompetencji danej firmy. Przed nawiązaniem współpracy powinno się sprawdzić numery NIP i REGON w ogólnodostępnej bazie przedsiębiorstw CEIDG. Następnie dobrze jest zobaczyć dane w KRD (Krajowy Rejestr Długów), a także przejrzeć stronę internetową pod kątem ostatnich aktualizacji i wprowadzania jakichkolwiek nowych treści. Ostatecznie warto też zobaczyć, jakie opinie agencja eventowa ma na swoim profilu Google.
Wybór agencji eventowej jest banalny. Znalezienie naprawdę dobrej agencji eventowej – to już nieco trudniejsze zadanie. Pamiętając jednak o wszystkich powyższych poradach, czynności te nie będą kłopotliwe!